Tujuan
1. Mahasiswa mengetahui definisi dan sejarah perkembangan sistem informasi.
2. Mahasiswa mempunyai gambaran umum mengenai tahap-tahap yang dilalui dalam pengembangan sistem informasi.
3. Mahasiswa mempunyai gambaran umum mengenai analisis dan desain sistem informasi.

1.1 Definisi Sistem Informasi
Sistem ialah interaksi dari elemen-elemen yang saling berkaitan bekerja sama
untuk mencapai tujuan. Elemen-elemen tersebut ialah elemen sistem
konvensional (data, manusia dan prosedur) dan elemen sistem modern (data,
manusia, prosedur, hardware dan software).
Ilustrasi mengenai sebuah sistem dapat dilihat pada gambar I. Sebuah sistem
menerima masukan, memrosesnya, dan kemudian menghasilkan suatu
keluaran. Sistem tersebut mampu bekerja karena komponen-komponen di
dalamnya saling berinteraksi untuk menghasilkan keluaran. Dalam melakukan
prosesnya, kinerja sistem sangat dipengaruhi oleh kondisi lingkungan di
sekitarnya.

Informasi ialah hasil pengolahan data yang berguna bagi penerimanya.
Sistem informasi ialah interaksi antara data, manusia dan prosedur (yang
didukung oleh hardware dan software) untuk memberikan suatu penyelesaian
berupa informasi yang dapat dipakai untuk mengambil suatu tindakan
keputusan selanjutnya baik untuk jangka pendek, menengah atau panjang
dalam sebuah organisasi. Dengan kata lain, sistem informasi juga adalah suatu
kumpulan dari komponen-komponen yang saling berinteraksi untuk
mengelola informasi pada suatu organisasi untuk mendukung kegiatan bisnis
organisasi.

1.2 Definisi Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem informasi ialah satu set aktivitas, metode, praktik terbaik, siap dikirimkan, dan peralatan terotomasi yang digunakan oleh stakeholder untuk mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan perangkat lunak.
Biasanya pengembangan sistem dilakukan apabila sistem yang lama sudah tidak bisa mengimbangi/memadai kebutuhan atau pun perkembangan perusahaan, sehingga terdapat beberapa pendapat tentang definisi pengembangan sistem, antara lain: Menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Suatu proses pengaplikasian teknologi informasi untuk suatu tujuan tertentu atau menyelesaikan suatu masalah. Memilah suatu masalah yang besar dan kompleks menjadi beberapa bagian kecil yang dapat dikelola.
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan/memperbaiki sistem yang telah ada.

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru, yaitu meningkatkan: Performance (kinerja),` peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput (jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu dan response time (rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi/pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut). Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat/keuntungan-keuntungan/penurunan-penurunan biaya yang terjadi. Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
1.3 Prinsip dan Perlunya Pengembangan Sistem Informasi
1.3. 1 Prinsip Pengembangan Sistem Informasi
Beberapa prinsip yang harus digunakan pada saat pengembangan sistem adalah: Prinsip - 1 : Libatkan para pengguna sistem
Guna menghindari konflik antara pengguna dan pengembang sistem, maka dalam menciptakan solusi dengan teknologi yang menarik harus melibatkan pengguna sistem yang mengetahui masalah-masalah organisasi yang sebenarnya. Hal ini dilakukan karena tujuan akhir dari pengembangan sistem ini adalah mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh pihak manajemen. Prinsip – 2 : Gunakan pendekatan pemecahan masalah
Pendekatan pemecahan masalah yang klasik adalah:
o Mempelajari dan memahami masalah, konteks dan pengaruhnya.
o Mendefinisikan persyaratan yang harus dipenuhi oleh semua solusi.
o Mengidentifikasikan solusi-solusi calon yang memenuhi persyaratan dan memilih solusi terbaik.
o Merancang dan atau mengimplementasikan solusi terpilih.
o Mengamati dan mengawasi pengaruh solusi dan memperbaiki solusi tersebut.
Analis sistem harus mendekati semua proyek dengan menggunakan beberapa variasi pendekatan pemecahan masalah tersebut. Prinsip – 3 : Bentuklah fase dan aktivitas
Fase-fase yang dapat dibentuk dalam pengembangan sistem adalah definisikan lingkup, analisis masalah, analisis persyaratan, desain logis, analisis keputusan, desain fisik dan integrasi, konstruksi dan pengujian serta instalasi dan pengujian. Prinsip – 4 : Dokumentasikan sepanjang pengembangan
Dokumentasi sangat berguna untuk pengembangan sistem berikutnya. Dokumentasi seharusnya dilakukan dari awal pengembangan sistem sampai proses tersebut selesai dilakukan. Prinsip – 5 : Bentuklah Standar
Untuk mencapai atau memperbaiki integrasi sistem, organisasi beralih ke standar-standar yang berbentuk arsitektur teknologi informasi enterprise. Contoh standarnya adalah:
o Teknologi database – engine
o Teknologi perangkat lunak
o Teknologi antarmuka Prinsip – 6 : Kelola proses dan proyek
o Manajemen proses adalah aktivitas terus-menerus yang mendokumentasikan, mengajarkan, mengawasi penggunaan, dan memperbaiki metodologi („proses‟) terpilih organisasi untuk pengembangan sistem. Manajemen proses peduli dengan fase, aktivitas, barang siap dikirim, dan standar kualitas yang seharusnya diterapkan secara konsisten ke semua proyek.
o Manajemen proyek adalah proses pelingkupan, perencanaan, penyediaan staf, pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan sebuah proyek untuk mengembangkan sebuah sistem informasi dengan biaya minimal, dalam keragka waktu yang ditentukan dan dengan kualitas yang dapat diterima. Prinsip – 7 : Membenarkan sistem informasi sebagai investasi modal
Pengembangan suatu sistem tentu memerlukan modal yang besar sehingga pengembangan sistem juga merupakan sebuah investasi untuk perusahaan itu sendiri. Beberapa hal yang harus diperhatikan terhadap investasi modal adalah semua alternatif yang ada harus diinvestigasi, dan investasi yang terbaik harus bernilai. Hasil yang diperoleh dengan menyeimbangkan biaya seumur hidup pengembangan, perawatan danpengoperasian sebuah sistem informasi dan keuntungan-keuntungan yang diperoleh dari sistem itu. Prinsip – 8 : Janganlah takut untuk membatalkan atau merevisi lingkup
Pendekatan creeping commitment dapat dilakukan untuk merevisi lingkup, yaitu strategi tempat kepraktisan dan risiko dievaluasi ulang secara berkesinambungan melalui sebuah proyek. Anggaran dan tenggat waktu proyek disesuaikan. Mendefinisikan bagaimana tiap unit bisnis akan berkontribusi pada rencana enterprise. Prinsip – 9 : Bagilah dan taklukkan
Dalam analisis sistem, prinsip ini sering disebut factoring, yaitu dengan berulang-ulang membagi masalah yang lebih besar (sistem) kedalam bagian-bagian (subsistem) yang lebih mudah dikelola, menyederhanakan proses pemecahan masalah. Prinsip – 10 : Desainlah sistem untuk pertumbuhan dan perubahan
Bisnis-bisnis berubah setiap waktu, kebutuhan berubah, prioritas juga berubah. Untuk alasan ini maka metodologi yang baik harus mencakup kenyataan perubahan. Sistem harus didesain untuk mengakomodasi persyaratan-persyaratan pertumbuhan dan perubahan.
1.3.2 Perlunya Pengembangan Sistem Informasi
Dengan seiringnya perkembangan jaman maka sebuah sistem tentu tidak selamanya dapat digunakan dengan baik. Untuk itu perlu ada perubahan terhadap sistem tersebut baik dengan cara memperbaiki sistem yang lama atau pun jika perlu untuk mengganti sistem yang lama. Ada beberapa hal yang mendasari hal tersebut, antara lain: Ada permasalahan pada sistem yang lama.
Permasalahan yang dimaksud disini seperti adanya ketidakberesan pada sistem yang lama sehingga hasilnya pun tidak sesuai dengan yang diharapkan. Contohnya: terdapat kesalahan-kesalahan baik yang disengaja atau pun tidak yang menyebabkan data pada suatu perusahaan tidak dapat terjamin kebenarannya, adanya kesempatan atau peluang anggota dari sistem tersebut untuk melakukan kecurangan. Permasalahan yang lain juga dapat disebabkan oleh pertumbuhan organisasi tersebut. Contohnya: pada sebuah perusahaan perdagangan yang berkembang yang sebelumnya hanya sebatas dalam kota, kini tumbuh hingga skala nasional bahkan internasional. Pertumbuhan organisasi (perusahaan) memaksa sistem yang dimiliki sebelumnya harus disesuaikan dengan kebutuhan kerja dariperusahaan tersebut, misalnya transaksi yang sebelumnya bersifat konvensional kini lebih modern dengan memanfaatkan internet. Untuk meraih kesempatan (opportunities).
Sebuah sistem harus diperbaiki atau dikembangkan juga disebabkan untuk meraih kesempatan dari suatu organisasi atau perusahaan. Misalnya pada tingkat manajer pada sebuah perusahaan dituntut untuk cepat menghasilkan suatu kebijakan agar perusahaan mendapatkan keuntungan yang lebih banyak, sehingga perusahaan tersebut memanfaatkan Sistem Pendukung Keputusan agar kebijakan yang didapat lebih cepat. Adanya instruksi-instruksi (directives).
Sistem harus diperbaharui atau dikembangkan juga disebabkan oleh faktor eksternal seperti pemerintah. Adanya kebijakan-kebijakan pemerintah memaksa sebuah perusahaan menggunakan sistem yang tidak bertentangan dengan kebijakan tersebut.

Indikator-indikator yang menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya adalah adanya: keluhan dari pelanggan pengiriman barang yang sering tertunda pembayaran gaji yang terlambat laporan yang tidak tepat waktu isi laporan yang (sering) salah tanggung jawab yang tidak jelas waktu kerja yang berlebihan ketidakberesan kas produktivitas tenaga kerja yang rendah banyak pekerja yang menganggur kegiatan yang tumpang tindih tanggapan yang lambat terhadap konsumen kehilangan kesempatan kompetisi pasar kesalahan-kesalahan manual yang tinggi persediaan barang yang terlalu tinggi pemesanan kembali barang yang tidak efisien biaya operasi yang tinggi file-file yang kurang teraturkeluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran tumpukan back-order (tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang) investasi yang tidak efisien peramalan penjualan dan produksi tidak tepat kapasitas produksi yang menganggur (idle capacities) pekerjaan manajer yang terlalu praktis.


Dalam pengembangan sistem informasi, terdapat 2 (dua) hal utama yang harus diperhatikan. Produk. Produk adalah produk yang harus dihasilkan pada setiap tahap pengembangan sistem informasi. Kesalahan dalam pembuatan produk dalam setiap tahap akan menyebabkan kesalahan yang semakin besar pada produk akhir. Proses. Proses adalah proses pengembangan sistem informasi. Proses ini meliputi tahapan pengembangan mulai dari tahap feasibility sampai implementation. Jika proses tersebut tidak dilaksanakan sesuai dengan jadwal maka kemungkinan kegagalan proyek menjadi semakin besar.


1.4 Tim Pengembang Sistem Informasi
Suatu proyek pengembangan sistem informasi biasanya dikembangkan oleh sebuah tim. Tim tersebut biasanya terdiri dari beberapa posisi sebagai berikut: Project Leader yaitu penanggung jawab utama proyek pengembangan sistem informasi. Seorang project leader harus mampu mengatur waktu dan sumber daya agar sistem informasi dapat diselesaikan sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Dalam sebuah proyek pengembangan sistem informasi, seorang project leader sebaiknya tidak merangkap jabatan lain untuk menghindari adanya konflik kepentingan.

System Analyst yaitu orang yang bertugas untuk melakukan analisis terhadap kebutuhan user dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan user tersebut dalam suatu dokumen teknis yang mudah dipahami oleh anggota tim pengembangan sistem informasi. Seorang system analyst yang baik sebaiknya mempunyai pengetahuan dibidang sistem informasi dan pengembangan perangkat lunak sehingga dia mampu merepresentasikan kebutuhan user dengan baik dalam suatu dokumen. Selain itu, system analyst juga dituntut untuk mempunyai pengetahuan umum yang luas agar mempermudah dalam memahami kebutuhan user. System Designer yaitu orang yang bertugas untuk mendesain sistem berdasarkan dokumen kebutuhan user. Programmer yaitu orang yang bertugas untuk mengimplementasikan desain tersebut menjadi kode program. Software Quality Assurance (SQA) yaitu orang yang bertugas untuk memastikan semua proses pengembangan sistem informasi berjalan dengan baik dan memastikan produk yang dihasilkan sesuai yang diharapkan.
1.5 Pendekatan dan Metodologi Pengembangan Sistem
1.5.1 Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan yang digunakan untuk pengembangan sistem dan dapat dilihat dari beberapa sudut pandang, antara lain:
Metodologi yang digunakan:
o Pendekatan klasik: pendekatan di dalam pengembangan sistem mengikuti tahapan daur/siklus hidup sistem tanpa dibekali alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Permasalahan yang akan timbul antara lain pengembangan software akan sulit, biaya perawatan dan pemeliharaan mahal, kemungkinan kesalahan sistem besar dan keberhasilan sistem kurang terjamin.
o Pendekatan terstruktur: pendekatan di dalam pengembangan sistem mengikuti tahapan daur/siklus hidup sistem dan dibekali alat-alat dan teknik-teknik yang memadai.

Sasaran yang ingin dicapai:
o Pendekatan sepotong: pendekatan di dalam pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Dilihat hanya pada sasaran aplikasi saja.
o Pendekatan sistem: pendekatan ini memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan yang terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Cara menentukan kebutuhan dari sistem:
o Pendekatan bawah-naik (bottom – up), dalam pendekatan ini dilakukan perumusan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan pada transaksinya.
o Pendekatan atas-turun(top – down), pendekatan ini mulai mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Cara mengembangkannya:
o Pendekatan sistem-menyeluruh, pendekatan yang mengembangkan sistem secara serentak dan menyeluruh.
o Pendekatan moduler, pendekatan yang memecah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang lebih sederhana. Teknologi yang digunakan:
o Pendekatan lompatan jauh (great loop approach), menerapkan perubahan secara menyeluruh dengan serentak menggunakan teknologi canggih.
o Pendekatan berkembang (evolutionary approach), pendekatan yang menggunakan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus berkembang dengan mengikuti kebutuhan.
1.5.2 Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep pekerjaan, aturan yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni dan disiplin ilmu lainnya.
Metode adalah aturan, cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu.

Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem informasi.
Terdapat macam-macam representasi metodologi pengembangan sistem, yaitu: Architected Rapid Application Development (Architected RAD) Dynamic Systems Development Methodology (DSDM) Joint Application Development (JAD) Information Engineering (IE) Rapid Application Development (RAD) Rational Unified Process (RUP) Structured Analysis and Design (SAD) eXtreme Programming (XP)

2.1 Definisi Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem atau feasibility adalah tahap pertama yang harus dilakukan sebelum mulai melakukan pengembangan sistem informasi. Terdapat beberapa hal yang sebaiknya dilakukan pada tahap ini, antara lain adalah mendefinisikan proyek, memodelkan proyek, membuat perkiraan anggaran dan penjadwalan proyek, menyeimbangkan rencana proyek dan menyetujui rencana proyek.
2.2 Perlunya Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem merupakan suatu aktivitas yang harus dilaksanakan sebelum dikembangkannnya sebuah sistem. Perencanaan sistem perlu dilakukan agar pembangunan/pengembangan sistem sesuai blueprint yang ada, yang sesuai dengan visi, misi, tujuan dan sasaran organisasi. Biasanya pengembangan sistem dilaksanakan dalam lingkup proyek. Sebelum pelaksanaan proyek pengembangan sistem informasi dimulai, maka proyek tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pengambil keputusan. Pengambil keputusan pada suatu organisasi yaitu manajemen tingkat atas (executive). Namun, kadang-kadang manajemen akan meminta pendapat bawahannya, manajer level menengah (middle manager) maupun calon pengguna aplikasi (functional user), dalam melakukan pengambilan keputusan pelaksanaan proyek.
Oleh karena itu, dalam melakukan pendefinisian proyek, anda harus memahami karakteristik kebutuhan para pengambil keputusan. Berikut ini adalah karakteristik umum mengenai orang-orang yang terlibat pengambilan keputusan tersebut. Executive (manajemen tingkat atas)
Prioritas utama executive adalah ROI (Return On Invesment). Jadi agar proyek dapat disetujui, maka anda harus mampu meyakinkan mereka bahwa proyek tersebut dapat meningkatkan ROI. Middle manager (manajer level menengah)
Prioritas utama middle manager biasanya adalah bagaimana meningkatkan produktivitas kerja. Jadi sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut harus mampu menunjukkan seberapa besar produktivitas kerja akan meningkat dengan adanya sistem baru tersebut.
Functional user (pengguna aplikasi langsung)
Kebutuhan utama functional user adalah suatu aplikasi yang akan mempermudah pekerjaan mereka. Jadi jika functional user dilibatkan dalam pengambilan keputusan, maka anda harus mampu menunjukkan kemudahan-kemudahan apa yang akan diperoleh functional user dengan adanya sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut.
Pada tahap ini, dokumen yang dihasilkan adalah dokumen proposal proyek. Sebuah dokumen proposal proyek tersebut minimal terdiri dari hal-hal sebagai berikut: Keuntungan yang akan diperoleh calon pengguna dengan adanya sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut. Anda sebaiknya mengetahui siapa yang mengambil keputusan pengadaan sistem baru dan tunjukkan kelebihan sistem baru tersebut sesuai dengan karakteristik kebutuhannya. Rencana biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan, jika anda menjual sistem informasi tersebut ke pihak lain, berarti rencana biaya pengembangan di sini diganti dengan harga sistem informasi yang anda jual. Waktu yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem.
2.3 Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dilakukan dengan: menetapkan suatu kerangka kerja strategi menyeluruh untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. melibatkan manajer senior, pemakai senior dan profesional sistem. memastikan bahwa proyek yang diusulkan dievaluasi dan diprioritaskan. memenuhi alasan untuk melakukan perencanaan sistem:
o dihubungkan dengan rencana bisnis
o menghindari sejumlah kerugian membagi tugas dan tanggung jawab pada orang yang merencanakan sistem:
o Steering Committee (SC), Chief Information Officer (CIO), Chief Executive Officer (CEO), Chief Financial Officer (CFO) dan Eksekutif Senior.
o Tugas SC : merupakan penghubung antara tujuan bisnis dan sistem informasi yang membantu untuk mencapai tujuan tersebut.
Berikut ini adalah tujuh tahapan proses estimasi. Langkah 1: Membuat estimasi pekerjaan
Estimasi pekerjaan seharusnya melibatkan anggota tim yang menjalankan pekerjaan tersebut. Sehingga estimasi tersebut akan realistis dan anggota tim akan punya komitmen dan termotivasi untuk mencapai estimasi tersebut. Estimasi ini kemudian dapat dimodifikasi untuk menyesuaikan dengan jadwal dan sumber daya yang ada. Langkah 2: Membuat perencanaan awal
Perencanaan awal proyek berisi sebuah jadwal yang dibuat berdasarkan ketergantungan antar pekerjaan (task) dan estimasi pekerjaan tersebut. Jadwal tersebut berisi kapan pekerjaan dimulai, berapa lama, dan kapan pekerjaan tersebut harus sudah selesai. Biaya dapat dihitung dari pekerjaan apa saja yang harus dilakukan dan biaya untuk pembelian barang. Langkah 3: Membandingkan perencanaan awal dengan tujuan
Tahap selanjutnya adalah pembandingkan antara tujuan awal proyek dengan estimasi rencana jadwal dan biaya yang sudah dilakukan. Tujuan awal proyek biasanya merupakan hal yang konstan dan telah disetujui oleh executive. Negosiasi ini tidak diperlukan jika tujuan awal telah sesuai dengan rencana jadwal dan biaya yang dilakukan. Tetapi jika tidak sesuai, maka langkah 4, 5, 6 harus dilakukan. Langkah 4 : Negosiasi perubahan untuk estimasi
Anda melakukan perubahan estimasi mengenai rencana waktu dan anggaran agar sesuai dengan tujuan awal. Langkah ini mengandung risiko sangat besar apabila anda melakukannya tanpa persetujuan anggota tim yang lain, maka anda akan kehilangan komitmen dan motivasi anggota tim. Anggota tim akan beranggapan jadwal dan anggarannya tidak realistis, sehingga kemungkinan proyek gagal menjadi sangat besar.